Scroll to top
© 2017, Norebro theme by Colabr.io

Samenwerken na Corona | Wordt online de nieuwe werkelijkheid?

VIER STELLINGEN DIE JE INZICHT VERGROTEN BIJ HET MAKEN VAN DEZE KEUZE!

Een groot deel van de wereld werkt op dit moment van huis uit en raakt meer en meer gewend aan de digitale omgeving. Hoe zal dit verder gaan na de lockdown?

Een tiental professionals, alumni van de postacademische Cigo-opleiding aan de Universiteit van Hasselt, hebben zich gebogen over een viertal interessante stellingen en hebben hun ervaringen en ideeën over het digitale samenwerken gedeeld. De groep bestond uit een mix van mensen met meer dan 20 jaar ervaring in het online samenwerken en mensen die sinds kort hiermee zijn geconfronteerd. Het mooie is dat zowel de zeer ervaren, als de onervaren mensen van elkaar konden leren. Er zijn een aantal interessante gezichtspunten uit de dialoog naar voren gekomen, waar we conclusies aan hebben verbonden en die weliswaar niet wetenschappelijk onderbouwd zijn, maar toch een aantal aanknopingspunten bieden voor het toekomstige samenwerken. Lees verder om te ontdekken hoe jij de samenwerking straks vorm kunt geven.

Stelling 1 | Het is online mogelijk lichaamstaal te lezen

In een gesprek zegt lichaamstaal vaak net zo veel als de woorden die er uitgewisseld worden. Daarbij helpt het als je elkaar in levenden lijve kunt zien. Dit is bij videobellen uiteraard lastiger dan wanneer we elkaar face to face ontmoeten. Een face to face contact gaat bijna altijd dieper.

Maar is dan in het geval van videobellen een diepgaand gesprek mogelijk? Zeker wel. Voor de meesten is het op dit moment nog een wennen. Het is zeer ontwapenend om mensen vol in beeld te zien. En ook de gewaarwording om jezelf constant in beeld te hebben is voor veel mensen confronterend en doet iets met je houding. Wanneer kijk je elkaar eigenlijk recht aan? Dat is lastig en kan bij intense gesprekken, bij oefeningen binnen een coachingssessie, of een intiem gesprek niet altijd prettig aanvoelen. Je kunt er dan voor kiezen om het beeld uit te schakelen, maar hierdoor mis je een deel van het verhaal.
Door meer ervaring op te doen en het langzaam gewoon te vinden om elkaar via beeld te ontmoeten wordt het steeds makkelijker om ook het non-verbale gedrag waar te nemen. Daarbij maken we op basis van gestures en postures een hoop assumpties. Dat is in een face to face gesprek niet anders. We zullen onze aannames moeten blijven toetsen. Daarin maakt de tussenkomst van het beeldscherm geen verschil. We zullen (nog meer dan we al deden) een goede afweging moeten maken afhankelijk van de aard en strekking van het gesprek en ervaring of je dit online of on-site laat plaatsvinden. Zeker is dat we meer en meer zullen overgaan naar het digitale gespreksverkeer.

Stelling 2 | On-site bijeenkomsten (met 1,5 meter afstand) hebben een meerwaarde boven online bijeenkomsten

De mens is een sociaal wezen en heeft behoefte aan samen zijn. We zijn gevoelig voor sfeer en de energie die er in een ruimte hangt. Ondanks dat we elkaar nu regelmatig online treffen missen veel mensen de ‘echte’ ontmoeting met hun collega’s. We missen de smalltalk. We gaan veel sneller over tot de orde van de dag. Het voelt killer, zakelijker. We benoemen de zaken veel eerder en hierdoor zijn de bijeenkomsten vaak korter, veel intenser en daardoor ook vermoeiender. Je zou ook kunnen stellen dat de kortere vergaderduur tijdsbesparing oplevert. En we vermijden ook reistijd. We kunnen dus in het onlinetijdperk efficiënter werken.

Maar blijft dit ook zo? De ervaring leert dat door de gewenning we meer ontspannen om zullen gaan met videoconferencing en dat daardoor de smalltalk ook weer zal toenemen. Al is het door op de achtergrond te chatten met een andere deelnemer. Ook zal het belang van de rustpauzes meer in beeld komen, om de energiebalans te bewaren.

Het beïnvloeden van andere deelnemers tijdens een vergadering verloopt in het online werken anders. Tijdens de koffiepauze kunnen we normaal gesproken nog snel even onze standpunten met andere deelnemers uitwisselen. Of we beïnvloeden elkaar tijdens de meeting met oogcontact of geven elkaar een teken. In het online tijdperk kunnen we chatten met elkaar buiten de officiële vergadering om. Is dit dan meer sneaky? Werkt dit dan meer ondermijnend? Waarschijnlijk niet. Het gebeurt alleen op een andere wijze. Wat je eigenlijk ziet is dat in onlinevergaderingen de gebruikelijke vergadercultuur wordt uitvergroot! We zitten in een grote transitie-periode, waar het vraagt om onderzoekend te kijken naar onze eigen vergadercultuur. En daar waar we ons nu niet prettig voelen, kunnen we Wellicht dat we ons hierdoor meer bewust worden van deze cultuur. Dit heeft als voordeel dat we bij onvrede hierover voorstellen kunnen doen om de vergadercultuur te verbeteren.

Het online werken heeft invloed op het gedrag van managers die gewend zijn om te sturen op input (controle op fysieke aanwezigheid en zicht op de werkzaamheden). Zij zullen meer op output moeten gaan sturen en erop vertrouwen dat hun medewerkers de juiste dingen doen. Hun taak zal zich meer verleggen naar het faciliteren van een efficiënte werkwijze van hun werknemers.

Het online vergaderen vraagt meer structuur. Afspraken aan de voorkant over een aantal hygiënefactoren helpt om de conversatie soepel en zonder irritante bijgeluiden en verstoringen op de achtergrond te laten plaatsvinden. De techniek helpt daarbij. Goede headsets, een grote monitor en een uitgebreide tool om online te vergaderen en instellingen, waarbij de achtergrond vervangen wordt door een mooi decor, zorgen ervoor dat de communicatie zonder ruis kan plaatsvinden.

Concluderend kunnen we vaststellen dat het online bijeenkomen bijdraagt tot gestructureerd vergaderen. Dit vraagt een onderzoekende houding, die ons tot nieuwe inzichten en verbeteringen kan leiden.

Stelling 3 | Het is goed mogelijk emotionele teaminterventies (teamconflict) online te organiseren

Bij een online teaminterventie zijn emoties lastig te onderkennen. We hebben bij stelling 1 al geconstateerd dat het in beginsel lastiger is om non-verbale communicatie te volgen. Zeker als er de nodige fricties zijn binnen een groep. Mensen geven zich minder snel bloot voor het scherm. Wat gebeurt er op de achtergrond tussen de teamleden. Is het daarom beter om bij teamconflicten fysiek bij elkaar te komen?

Veel hangt af van de volwassenheid van het team. Is de groep nog bezig met persoonlijke positionering en invloed of is er al veiligheid binnen het team en zijn de teamleden nog aan het aftasten hoe open ze naar elkaar kunnen zijn. Of is er wellicht al vergaande loyaliteit en respecteren de leden elkaars verschillen. Is er achterdocht binnen de groep of kunnen ze elkaar vertrouwen? Ook hangt veel af van het leiderschap. In hoeverre geeft de leider vertrouwen en durft hij zaken los te laten. Bij een intrinsiek gemotiveerd team is de drive om eruit te komen groot. Hierdoor zal de leider minder belemmeringen ervaren en is het zeker mogelijk om een teaminterventie met emoties ook online te laten plaatsvinden. Dit kan zeker in de oriënterende fase, waarbij je de verschillende standpunten en aannames gaat toetsen. Dit vraagt van de leider en zijn team vertrouwd te zijn met de digitale wereld en ruimte te nemen daarin te leren en ontwikkelen. Is het gebruikelijk om elkaar aan te spreken via videoconferencing, dan is het zeker mogelijk om een teamconflict aan de orde te stellen.

Als je een emotionele teaminterventie op dit moment te risicovol vindt kun je wel online aan de voorkant al wel onderzoek doen naar de verschillende aannames die er binnen het team leven. Realiseer je daarbij wel dat je hierdoor je onpartijdigheid binnen het team kunt verliezen.

Hieruit leren we dat het sterk afhangt van de situatie, de volwassenheid van het team en het leiderschap of je een emotionele teaminterventie online kunt plegen en in welke mate het team vertrouwd is met online vergaderen. Hoe vertrouwder je bent met de digitale wereld, des te meer je online de emoties kunt kanaliseren.

Stelling 4 | Je kunt prima met 30 personen een online (relationele) teaminterventie organiseren

Bij deze stelling hebben we ons afgevraagd of er een grens is met betrekking tot het aantal personen, waarmee je een online teaminterventie organiseert. Wij denken van niet! Wel constateren we dat naarmate de teamgrootte toeneemt de voorbereidingen en de organisatie ervan professioneler dienen te zijn.

Enkele voorbeelden hiervan zijn: centrale en duidelijke afspraken aan de voorkant met iedereen maken, de bezetting van verschillende rollen (bijv. meetinghost, moderator, facilitator). Naarmate de groep groter is des te meer ervaring er van deze rollen wordt verlangd. De meeting host zal goed moeten inschatten welk platform het meest geschikt is voor de groepsgrootte en de aard van de bijeenkomst. Ook zal hij flexibel dienen in te spelen op onverwachte situaties. Om alle risico’s van uitval te vermijden kan een reserve meetinghost benoemd worden. De moderator zorgt ervoor dat de meeting ordelijk verloopt en zal bijvoorbeeld handig moeten zijn in het doorzetten van de belangrijkste vragen, die via de chatfunctie binnenkomen. De facilitator dient de techniek goed te beheersen. Als bijvoorbeeld de internetverbinding uitvalt zorgt hij voor een back up. Als alles goed georganiseerd is maakt het in principe voor een onlinebijeenkomst niet zo heel veel meer uit of je met 30 of misschien wel met 5.000 mensen bent.

We denken dat het organiseren van een fysieke meeting met grote groepen uiteindelijk véél meer organisatie kost en in de meeste gevallen minder efficiënt zal verlopen. Natuurlijk mis je bij een online meeting het diepere sociale contact met andere deelnemers. Daarin zijn we ons nog aan het bekwamen.

Er komen steeds meer mogelijkheden om break-outsessies via de videotools te structureren. We merken dat dit zeer efficiënt werkt. Het uit elkaar gaan in groepen en weer plenair bij elkaar komen is in een oogwenk gebeurd. Daar waar normaal gesproken groepen nog de tijd nemen om af te ronden of de gelegenheid van het uit of bij elkaar gaan of komen benutten voor een sanitaire stop is dit bij een onlinebijeenkomst geen issue. Ook komen er steeds meer tools op de markt die het digitaal werken in subteams ondersteunt. Hierdoor kun je geordend ideeën verzamelen, het keuzeproces van de beste ideeën ondersteunen en het presenteren ervan vergemakkelijken. Dit werkt dus zeer efficiënt en werkt een grotere discipline in de hand. Met de 1,5 meter economie is het bovendien op dit moment ook veel lastiger om uit elkaar te gaan in groepjes, met onderlinge afstand, om zaken uit te werken. Onmiskenbaar biedt het online werken hier voordelen.

We zien dus dat het online organiseren van teaminterventies in grotere groepen meestal efficiënter is dan een fysieke teammeeting. Het zal de sfeer en de dynamiek van een fysieke meeting niet kunnen evenaren. Een online meeting vereist met name een technische voorbereiding. Het is nu eenmaal moeilijker om op afstand technisch te improviseren. Organisatorisch vergt een grote online meeting hele andere rollen. Ervaring in dergelijke rollen is essentieel.

Conclusies van de brainstormsessie

We kunnen stellen dat er als gevolg van het Coronavirus op dit moment veel ervaring wordt opgedaan met het online beeldbellen en vergaderen. Dit geeft ons nieuwe inzichten. Het vergt ander gedrag, het loslaten van oude patronen en vereist andere of betere vaardigheden.

  • Non-verbaal gedrag lezen wordt makkelijker naarmate je meer ervaring opdoet met beeldbellen.
  • Onze vergadercultuur wordt uitvergroot. Hierdoor kun je ongewenst gedrag aanpakken.
  • Hoe vertrouwder je bent met de digitale wereld, des te meer je online de emoties kunt kanaliseren.
  • Online werken vraagt om een andere aansturing. Een die meer gebaseerd is op vertrouwen.
  • Een emotionele teaminterventie behoort online tot de mogelijkheden.
    • Het succes hiervan hangt sterk af van de situatie, de volwassenheid van het team en het leiderschap en de ervaring met het online ontmoeten.
  • Online vergaderen vereist meer structuur en daarmee een betere voorbereiding.
  • De organisatie van grotere onlinebijeenkomsten vergt andere en gespecialiseerde rollen.
  • Voor heel grote groepen kan online vergaderen op termijn veel voordeliger zijn.
  • De sfeer en de dynamiek van een fysieke meeting zul je online nooit kunnen evenaren.

Het online werken biedt dus ontegenzeggelijk een heleboel mogelijkheden, die we nu steeds meer gaan ontdekken. Door de toegenomen ervaring gaan we het online werken als ‘normaal’ ervaren. We gaan hierdoor de fysieke wereld meer en meer benaderen, maar wel op een andere wijze. Dit betekent geenszins dat hierdoor het fysieke samenwerken compleet vervangen kan worden. Het diepere contact, de fysieke nabijheid en de sfeer van het lijfelijk contact kun je niet even online evenaren.

Ter afsluiting | Enkele suggesties

  1. Denk in mogelijkheden van het online samenwerken in plaats van in problemen.
  2. Bedenk hoe je dezelfde of betere resultaten kunt halen met online samenwerken, maar probeer de fysieke wereld daarmee niet volledig na te bootsen.
  3. Maak steeds een goede afweging op basis van je eigen ervaring en de aard van het overleg of je online of on-site gaat samenwerken.
  4. De combinatie tussen on-site en online werken is de beste cocktail. Het is geen kwestie van ‘of-of-verhaal’, maar een ‘en-en-verhaal’.

 

We zijn benieuwd hoe jij de samenwerking straks vorm gaat geven!

 

Auteur: Henk Giesberts, ORGfit BV
Illustrator: Harko Stolte
M.m.v.: Peter Deckers, Kristien Jenaer, Roy Louwers, Loulou Nekkers, Hark Stolte, Jacques Vermeulen

Gerelateerde berichten