Scroll to top
© 2017, Norebro theme by Colabr.io
Strategie

BCO: Organisatiestructuur als sleutel voor relatiebeheer

Opdrachtomschrijving
Onderwijsorganisaties zijn anno nu continu in ontwikkeling en moeten steeds meer innoveren. Om beter op de veranderende markt in te kunnen spelen, ontstond bij BCO Onderwijsadvies de behoefte haar relatiebeheer beter te organiseren. Het doel: meer commerciële slagkracht.

Quote

"Dankzij de werkwijze van ORGfit konden we snelle en grote stappen maken."

Verdiepingsslag
BCO Onderwijsadvies adviseert bestuurders en professionals in het basisonderwijs en voortgezet onderwijs op het gebied van onderwijs, onderwijsinnovatie, organisatie (strategie en beleid) en leiderschap. Ook voorschoolse organisaties zoals peuterspeelzalen en kinderdagverblijven behoren tot de doelgroepen. BCO Onderwijsadvies heeft vestigingen in Venlo (hoofdkantoor) en Geleen.

Onderwijs is voortdurend in ontwikkeling. Door nieuwe onderwijskundige inzichten, als gevolg van politieke besluiten, vaak met bezuinigingen als gevolg, maar ook door demografische ontwikkelingen als bevolkingskrimp. Dit maakt dat ook onderwijsorganisaties voortdurend in beweging zijn en continu moeten innoveren.

Om beter op deze veranderende markt in te kunnen spelen, ontstond bij BCO Onderwijsadvies de behoefte om haar relatiebeheer beter te organiseren. Jack Beckers, directeur bij BCO Onderwijsadvies, licht toe: "Onze organisatie telt 100 medewerkers, waarvan zo'n 75 onderwijsadviseurs. Zij zijn in feite het visitekaartje van onze organisatie; hebben dagelijks contact met de opdrachtgever: bestuurders, directeuren en leraren. Daaruit merkten we op dat onze organisatiestructuur effectief relatiemanagement in de weg stond. Tevens kwam hieruit naar voren dat taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot relatiebeheer, onvoldoende duidelijk waren, waardoor we kansen misten." Met dit in het achterhoofd, benaderde Jack Beckers ORGfit.

ORGfit startte het project met het opstellen van een strategisch kader met daarin de speerpunten van BCO Onderwijsadvies en het gewenste resultaat. Na diverse sessies, workshops met teamleiders en interviews met medewerkers en klanten adviseerde ORGfit om de organisatiestructuur te wijzigen. Jack Beckers: "Dit betekende dat een aantal medewerkers binnen onze organisatie een nieuwe functie kreeg. De juiste mensen op de juiste plek was het devies. Zo hebben we klantteams van adviseurs gevormd. Elk klantteam wordt aangestuurd door een relatiemanager. Hij of zij is verantwoordelijk voor het contact met de opdrachtgever. Onze HR-managers, die voorheen meer de rol van teamleider vervulden, hebben een meer interne rol gekregen. Hun focus ligt nu op performance en talentontwikkeling van onze adviseurs.

Door taken en verantwoordelijkheden van medewerkers opnieuw te definiëren en beter uit te lijnen, is meer focus ontstaan. Hetzelfde geldt voor onze processen. Het belangrijkste is dat we onze toegevoegde waarde voor opdrachtgevers helder op het netvlies hebben. Dat is de basis voor succesvol relatiebeheer en leidt tot een meer professionele cultuur, zowel binnen onze organisatie als bij de klant."

Het proces van organisatieverandering startte in maart 2012 en werd nog voor de zomer afgerond. Een pittige klus voor zo'n kort tijdsbestek. Jack Beckers benadrukt dat mede door de werkwijze van ORGfit de organisatie snel en grote stappen kon maken. "Medewerkers raakten enthousiast over de geplande verandering door de interviews, workshops en de terugkoppeling hierop. Hierdoor groeide het draagvlak."

De verandering van de organisatiestructuur en de nieuwe functie-indeling zijn natuurlijk een eerste stap. Dit is echter nog geen garantie voor succesvol relatiemanagement. Om de verandering ook concreet te maken en deze binnen de organisatie te verankeren, heeft BCO Onderwijsadvies in samenwerking met ORGfit een vijftal vervolgprojecten gedefinieerd. Jack Beckers: "We hebben er, in overleg met ORGfit, bewust voor gekozen om eigen medewerkers de taak van projectleider te geven. Zo creëren we nóg meer verantwoordelijkheid. ORGfit houdt wel een vinger aan de pols. Op deze manier zijn we ervan overtuigd dat de nieuwe organisatiestructuur en onze nieuwe manier van werken ook op lange termijn succesvol zijn."

Over de samenwerking met ORGfit is Jack Beckers uitermate tevreden. "Al bij onze eerste kennismaking was er een klik. Persoonlijk, maar ook vanwege een gedeelde visie. Noem het een gezamenlijke spirit." Dit heeft ertoe geleid dat BCO Onderwijsadvies en ORGfit in de toekomst mogelijk zelfs gaan samenwerken. Beide partijen zijn immers adviesbureaus en kunnen elkaar vanuit ieders specifieke expertise aanvullen. Een eerste stap is inmiddels gezet door samen een huisvesting te gaan delen op het bedrijventerrein Maastricht-Aachen Airport.