Scroll to top
© 2017, Norebro theme by Colabr.io
Procesmanagement

Jongen: Change control voor een optimale verankering

Opdrachtomschrijving
Om een betere ketensamenwerking binnen de werkmaatschappijen te realiseren, besloot Bouwbedrijven Jongen tot de implementatie van een ERP-pakket 4PS. ORGfit werd door Bouwbedrijven Jongen geconsulteerd om het verandertraject rondom de implementatie in gang te zetten – change control – en te adviseren ten aanzien van de verdere organisatorische implementatie van dit pakket.

Quote

ORGfit heeft bewustwording en draagvlak gecreëerd bij onze medewerkers.

Resultaat
ORGfit heeft de organisatorische processen en onderlinge afhankelijkheden in relatie tot het ERP-pakket in beeld gebracht, heeft een advies gegeven ten aanzien van de organisatorische implementatie en heeft gezorgd voor awareness en draagvlak bij betrokken medewerkers ten aanzien van de gewenste verandering.

Verdiepingsslag
Bouwbedrijven Jongen is als ontwikkelend bouwbedrijf de overkoepelende organisatie van één bouwontwikkelingsbedrijf – gespecialiseerd in de ontwikkeling van onder andere woningbouw en bedrijfshuisvesting - en drie aannemersbedrijven: Aannemersbedrijf Jongen B.V. (Landgraaf), Aannemersbedrijf Louis Scheepers B.V. (Roermond) en Aannemersbedrijf Jongen Venlo (Venlo). Het bedrijf maakt deel uit van de internationale bouworganisatie Volker Wessels.In 2011 startte Bouwbedrijven Jongen, als eerste bedrijf binnen Volker Wessels, met de implementatie van 4PS, een ERP pakket.

Maurice Quaedackers, als regio controller verantwoordelijk voor de financiële beleidsvoering voor de vier werkmaatschappijen, vertelt: “Onze voornaamste doelen achter de implementatie van een ERP-pakket waren het verhogen van de effectiviteit van onze organisatie en het realiseren van proces efficiency. Bovendien wilden we een systeem als basis voor betrouwbare en inzichtelijke informatie. De implementatie van 4PS binnen Bouwbedrijven Jongen is als het ware een pilot. Uit het project hier, moest een kernmodel voortvloeien dat ook binnen andere bedrijven van Volker Wessels uitgerold kon worden.”Een van de meest kritische succesfactoren bij de implementatie van een ERP-pakket is misschien wel de gebruikers: medewerkers van Bouwbedrijven Jongen die met het ERP-pakket gaan werken. Maurice Quaedackers vervolgt: “Een ERP-pakket doorkruist de gehele organisatie. Dit betekent dat een implementatie ook alle afdelingen van betreffende organisatie raakt. En zoals bij elk systeem is niet de techniek bepalend voor het succes, maar de mensen die ermee werken.

Met die uitgangspunten in het achterhoofd, wisten we dat de implementatie van 4PS meer ging behelzen dan, bij wijze van spreken, het installeren van een softwarepakket. We moesten als organisatie veranderen én onze medewerkers moesten veranderen. Vergelijk het met een Ferrari; als je er alleen in de bebouwde kom mee kunt rijden, dan heb je er niks aan.

Om dit verandertraject in gang te zetten én om valkuilen tijdens de implementatie te voorkomen, hebben we ORGfit geconsulteerd.”ORGfit was voor Bouwbedrijven Jongen geen onbekende. “Ik kende ORGfit uit mijn netwerk”, aldus Maurice. “Bij de technische implementatie van 4PS waren zij al mijn sparringpartner geweest. Hierdoor zijn we ook voor de organisatorische implementatie bij ORGfit terecht gekomen. We hebben hen gevraagd inzicht te verkrijgen in de beoogde effecten van de implementatie van 4PS bij alle betrokken afdelingen en ons te adviseren welke maatregelen we moeten nemen om het verandertraject binnen de organisatie adequaat vorm te geven. Als eerste hebben we de processen en onderlinge afhankelijkheden binnen Bouwbedrijven Jongen in kaart gebracht; noem het de bloedsomloop van de organisatie. Een ERP doorkruist de hele organisatie. Dit betekent dat afdelingen niet meer individueel kunnen opereren, maar dat ze van elkaar en van elkaars informatie afhankelijk worden. Om de processen binnen en tussen de afdelingen en deze onderlinge afhankelijkheden inzichtelijk te maken, zijn er interviews gevoerd met de hoofden van betrokken afdelingen. Vervolgens zijn er workshops georganiseerd voor de medewerkers van Bouwbedrijven Jongen die – direct of indirect – bij de implementatie van 4PS zijn betrokken. Het doel van deze workshops? Bewustwording creëren ten aanzien van de eerdergenoemde afhankelijkheden en medewerkers leren beter met elkaar samen te werken. Als mensen weten dat een collega van ze afhankelijk is, dan weten ze ook waarom ze hun gedrag moeten veranderen. Door bovendien afdelingsdoelen te koppelen aan bedrijfsdoelen, hebben we medewerkers geleerd over de grenzen van de eigen afdeling te kijken.”“Die workshops”, zo vervolgt Maurice Quaedackers, “werden binnen onze organisatie verrassend positief ontvangen. Medewerkers spraken zelfs uit trots te zijn op onze organisatie, juist omdat we dit project zo grondig aanpakten.” Inmiddels heeft ORGfit een rapportage opgeleverd met adviezen voor een succesvolle, organisatorische implementatie van 4PS. Maurice Quaedackers: “We realiseren ons terdege dat we nog aan het begin staan van een lang traject. Maar met ORGfit samen, hebben we wel een heel goede start gemaakt. ORGfit heeft onze organisatie een kwaliteitsimpuls gegeven, ons bewust gemaakt van kritische succesfactoren als tijdigheid, volledigheid, verantwoordelijkheid en discipline én heeft bewustwording en draagvlak gecreëerd bij onze medewerkers. Kortom: een prima basis om onze interne keten beter op orde te krijgen en uiteindelijk te groeien naar volledige ketensamenwerking, dé voorwaarde om onze doelen te bereiken.