Samen naar efficiënte processen
Servatius had de behoefte om de primaire en financiële processen te optimaliseren. De grootste uitdaging hierbij? Aansluiting krijgen tussen de opzet, het bestaan en de werking van deze processen! Oftewel: hoe zorg je er voor dat we doen wat we afgesproken hebben en dat deze werkwijze ook leidt tot het realiseren van je doelstellingen?
Om dat te bereiken is Roger Hermens van ORGfit, samen met de kwaliteitsadviseur van Servatius, de organisatie in gegaan om de processen efficiënter en effectiever te maken. Niet door zélf te bedenken hoe het optimale proces eruit zou moeten zien, maar door dit samen te doen met de mensen die er dagelijks mee werken. Zij zijn tenslotte de ervaringsdeskundigen! Zo ontstonden processen die écht breed gedragen werden door de organisatie. ORGfit zorgde vervolgens voor de kritische noot: de processen moesten niet alleen werkbaar gemaakt worden, maar ook zo efficiënt mogelijk. Dat betekent alleen datgene vastleggen waar je op gaat sturen en alleen datgene doen wat waarde toevoegt voor je klanten.
“De kennis en ervaring van ORGfit sluiten goed aan op de behoefte die onze organisatie heeft.”
Alex Meij, Hoofd Staf van Servatius, was als opdrachtgever enthousiast over de gehanteerde werkwijze en het eindresultaat: “De door ORGfit gehanteerde werkwijze heeft gezorgd voor meer prioriteit en een verhoogd commitment, wat uiteindelijk geleid heeft tot geoptimaliseerde processen.” Alex prijst daarbij vooral de grote mate van betrokkenheid van Roger Hermens bij de organisatie en heeft ook de frequente terugkoppeling en evaluatie over de resultaten van het project als waardevol ervaren.
Door het initiatief in dit traject zo veel mogelijk bij de medewerkers van Servatius te leggen zijn we uiteindelijk gekomen tot gedragen processen die bijdragen aan de totale dienstverlening van Servatius. De meerwaarde van de procesinrichting is nu veel transparanter voor de medewerkers. Dit stelt ze nog beter in staat om in hun dagelijkse werk steeds waarde toe te voegen voor de klanten van Servatius!