Privacy - ORGfit.

Privacy Policy

Inleiding

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van de persoonsgegevens van u als sollicitant en (potentiële) klant. In deze privacyverklaring zullen wij uitleggen hoe wij binnen ORGfit omgaan met uw persoonsgegevens en wat uw rechten zijn. Wij adviseren u dan ook om deze tekst zorgvuldig door te lezen. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Het is voor ons daarom belangrijk dat u op de hoogte bent van welke informatie wij verzamelen, met welk doel wij deze informatie gebruiken, hoelang wij deze gegevens bewaren en hoe wij deze gegevens beschermen.

Definities

Een persoonsgegeven is elke informatie over een geïdentificeerde en identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat de informatie direct over u gaat of naar u te herleiden is. Dit kan bijvoorbeeld gaan over uw naam, geboortedatum en adres. Ook uw e-mailadres en telefoonnummer zijn persoonsgegevens.

Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die wij kunnen uitvoeren met uw persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen. Dit is een ruim begrip. De volgende handelingen vallen er in ieder geval onder: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

Waarom hebben wij uw persoonsgegevens nodig?

Sollicitant

Tijdens de sollicitatieprocedure verzamelt ORGfit een aantal van uw persoonsgegevens, met als doel uw geschiktheid voor een beschikbare vacature te beoordelen.

Klant

Als u gebruik wil maken of gebruik maakt van onze diensten, dan verzamelen wij persoonsgegevens van u. Wij verwerken uw persoonsgegevens, met als doel om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst die wij met u hebben, te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bijv. het bijhouden van een administratie voor belastingdoeleinden), onze dienstverlening te ontwikkelen of te verbeteren, uw betaling af te handelen, het verzenden van onze mailings, om te registeren dat u deelneemt aan onze evenementen, om persoonlijk contact met u te onderhouden, u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten en voor promotie- en/of marketingdoeleinden. Indien wij uw gegevens op een andere manier willen gebruiken, vragen wij daarvoor uw toestemming. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken op de manier die bij het vragen van de toestemming is aangegeven.

Welke (persoons)gegevens verzamelen wij en wat zijn de bewaartermijnen?

Sollicitanten

Om contact met u op te kunnen nemen hebben wij minimaal uw naam, telefoonnummer en e-mailadres nodig. Om te beoordelen of u in aanmerking komt voor een vacature vragen wij uw Curriculum Vitae en een motivatiebrief. Tijdens de sollicitatiegesprekken kan ORGfit aantekeningen maken van de antwoorden die u geeft, het verloop van het gesprek en de algehele indruk. Mocht u niet de juiste kandidaat zijn voor de vacature, dan verwijderen wij uw persoonsgegevens uiterlijk 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Het kan zijn dat ORGfit uw gegevens langer wil bewaren, omdat er bijvoorbeeld op een later moment een passende vacature vrijkomt. In dat geval vragen wij u schriftelijk om toestemming om de persoonsgegevens tenminste één jaar te bewaren.

Tijdens de sollicitatiegesprekken kunnen aanvullend de volgende gegevens worden verwerkt:Tijdens de sollicitatiegesprekken kunnen aanvullend de volgende gegevens worden verwerkt:
* gegevens over de aard en inhoud van uw huidige baan, en gegevens over de beëindiging van die huidige baan;
* gegevens over door u gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
* gegevens over de aard en inhoud van de vorige banen die u heeft gehad en over de beëindiging van die banen;
* andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie.

Klanten

In het kader van onze dienstverlening, promotie- marketingactiviteiten en alle ondersteunende activiteiten verwerken wij diverse persoonsgegevens. Dit omvat klantinformatie zoals uw naam, zakelijke e-mailadres en telefoonnummer die u aan ons heeft verstrekt. De bewaartermijn van persoonsgegevens is afhankelijk van de aard van de gegevens en de omstandigheden waaronder ze zijn verzameld. Persoonsgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Gegevens die worden verwerkt in het kader van onze dienstverlening en onderdeel uitmaken van het dossier worden doorgaans voor een periode van 7 tot 10 jaar bewaard, afhankelijk van het type dienstverlening. Soms is het echter nodig om persoonsgegevens langer te bewaren om te voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten, interne bedrijfs- of beleidsvoorschriften, of indien nodig voor (de voorbereiding van) juridische procedures of geschillen.

In het kader van onze dienstverlening kunnen wij verschillende persoonsgegevens verwerken, zoals:
* naam;
* geslacht;
* (zakelijk) e-mailadres en telefoonnummer;
* professionele gegevens zoals bedrijfsnaam, bedrijfsadres functietitel en afdeling;
* beeld- en geluidsmateriaal zoals foto’s, video- of geluidsopnames die wij maken tijdens fysieke evenementen of bij een klantreferentie (met toestemming);
* informatie die beschikbaar is in openbare bronnen, zoals de Kamer van Koophandel.

Met wie deelt ORGfit uw (persoons)gegevens

In sommige gevallen hebben wij uw persoonsgegevens gedeeld met organisaties die voor ons werkzaamheden verrichten. Hierbij kunt u denken aan een ICT-leverancier. Partijen of instanties die werk voor ons verrichten, moeten een verwerkersovereenkomst met ons getekend hebben. Daarin staan welke gegevens zij ontvangen en waarvoor zij deze gegevens mogen verwerken. Ook staat daarin hoe zij om moeten gaan met de persoonsgegevens, hoe de beveiliging is geregeld en hoe zij tijdig melding bij ons moeten maken bij een (vermoeden van een) datalek. Uw persoonsgegevens worden beveiligd opgeslagen met strenge autorisaties, zodat uitsluitend alleen medewerkers die uw gegevens nodig hebben voor hun werk toegang hebben tot uw gegevens, en indien nodig wijzigen. ORGfit verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden en zal uw persoonsgegevens ook niet aan derden doorgeven ten behoeve van directe marketing doeleinden.

Worden uw (persoons)gegevens buiten de EU gebracht?

De bescherming van persoonsgegevens is niet in alle landen op dezelfde manier geregeld. ORGfit verwerkt alleen persoonsgegevens in een ander land dan Nederland wanneer dat land voldoende bescherming biedt. Ons uitgangspunt is dat wij alleen persoonsgegevens (laten) verwerken binnen de EU of een ander land binnen de Europese Economische Ruimte (EER), omdat in deze landen dezelfde privacywetgeving (AVG) als in Nederland van toepassing is. Daarmee is in beginsel altijd een passend niveau van bescherming van persoonsgegevens gegarandeerd. Indien verwerking buiten de EER plaatsvindt, wordt deze verwerking enkel uitgevoerd mist de privacy van u voldoende beschermd is.

Welke rechten heeft u?

Wij vinden het belangrijk dat u weet wat wij met uw persoonsgegevens doen. Als je hierover vragen hebt, kun je daarom altijd bij ons terecht. Wij hebben voor u op een rijtje gezet wat uw rechten zijn en hoe u hier gebruik van kunt maken.

Recht op informatie

U hebt recht op informatie. Dat betekent dat ORGfit verplicht is om duidelijk te informeren over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. ORGfit kiest ervoor om dat met deze privacyverklaring te doen. Op aanvraag kunt u altijd extra informatie krijgen.

Recht op inzage, verbetering en aanvulling

U kunt bij ons navragen of wij uw persoonsgegevens verwerken en zo ja, waarvoor. Ook kun je aan ons vragen of wij uw persoonsgegevens delen met anderen en zo ja, met wie. Als de persoonsgegevens die wij van u hebben niet kloppen, dan kunt u ons vragen om die te verbeteren of aan te vullen.

Recht op wissen of beperking van persoonsgegevens

U kunt ook vragen dat wij (bepaalde) persoonsgegevens van u verwijderen uit onze systemen. U heeft het recht om vergeten te worden. Wij geven hieraan gehoor, tenzij wij goede redenen hebben om uw gegevens toch te bewaren. Dat kunnen bijvoorbeeld wettelijke verplichtingen zijn of een gerechtvaardigd belang. U kunt ons ook vragen om (tijdelijk) te stoppen met de verwerking van uw persoonsgegevens. Ook voor dit verzoek geldt dat wij hieraan gehoor geven, tenzij wij goede redenen hebben om dit niet te doen.

Recht op overdraagbaarheid

U kunt bij ons ook een verzoek indienen om uw persoonsgegevens aan u of een door u aan te wijzen partij over te dragen.

Recht op intrekking van gegeven toestemming

Voor sommige verwerkingen hebben wij uw toestemming gevraagd en gekregen. Jij kunt uw toestemming altijd weer intrekken.

Klachtrecht en indienen van bezwaar

Als u niet tevreden bent over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan of als u vindt dat wij de wettelijke privacyregels overtreden, dan kunt u een schriftelijke klacht bij ons indienen. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zullen de verwerking(en) waartegen u bezwaar heeft gemaakt staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben voor de verwerking die naar ons oordeel zwaarder wegen.

Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Wilt u gebruik maken van uw rechten en/of heeft u vragen dan kunt u via verschillende manieren dit aangeven. Je kunt telefonisch contact opnemen of een e-mail sturen.

Tel: 043-365 38 60
E-mailadres: privacy@orgfit.nl
Wij vragen u om in uw schriftelijke verzoek duidelijk aan te geven:
* wat uw naam en geboortedatum is;
* wat u van ons wil weten of vraagt: wat wij voor u kunnen doen of waar uw vraag over gaat.
Wij laten u binnen 48 uur na ontvangst van uw klacht/bezwaar en identificatie weten hoe (snel) u van ons een reactie krijgt. Uiterlijk binnen 4 weken na identificatie ontvangt u van ons een definitieve reactie. Hebben wij meer tijd nodig, dan laten wij u dat ook weten.

Bij een verzoek om inzage, verstrekken wij u een overzicht van de door ons verwerkte gegevens, de herkomst hiervan, de ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van de gegevens.

De navolgende gegevens worden niet door ORGfit overlegd:
* Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik
* Persoonsgegevens van derden

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekend gemaakt op deze website. De laatste versie van de privacyverklaring is van 15 juni 2024.