De bouwopgave in de corporatiesector blijft onverminderd hoog. Toch gaat het realiseren van nieuwe woningen niet alleen over bouwen, maar ook over de manier waarop organisaties hun interne samenwerking hebben ingericht. Want hoe zorg je dat beleid, projecten en beheer elkaar versterken in plaats van langs elkaar heen werken? CorporatieGids.nl sprak erover met consultants Wouter Schaekers en Ronald Janssen van ORGfit: “De kracht zit niet in afzonderlijk optimaliseren, maar in leren van elkaar.”
Een van de grootste uitdagingen bij de organisatie van het fysieke domein, zowel binnen de gemeente als binnen de woningcorporatie – noemt Wouter het feit dat teams beleid, projecten en beheer vaak als losse ‘kokers’ werken: “Binnen woningcorporaties zet men bijvoorbeeld hoog in op verduurzamingsbeleid of het starten van nieuwbouwprojecten, maar kijkt de beheerafdeling vooral naar onderhoudsbudgetten. Zonder samenhang ontstaat echter dubbel werk, vertraging en soms zelfs keuzes die elkaar tegenwerken. Het gevolg is dat de maatschappelijke doelen – betaalbaarheid, duurzaamheid én leefbaarheid – moeilijker worden gehaald.”
Van elkaar leren
Het antwoord om die samenhang te verkrijgen, zit hem volgens Ronald in het leren van elkaar: “Elke woningcorporatie en gemeente zoekt naar manieren om beleid, uitvoering en beheer op elkaar af te stemmen. Die zoektocht hoef je niet alleen te maken. In onze optiek betekent leren van elkaar het delen van inzichten over wat werkt in de praktijk, elkaars werkwijzen spiegelen en samen proberen patronen te ontdekken en aan te pakken. Nu gebeurt dat nog te weinig en focussen veel organisaties vooral op hun eigen interne processen. En dat terwijl corporaties en gemeenten veel van elkaar kunnen leren over hoe je de interne organisatie kunt neerzetten.”
Woningcorporaties en gemeenten
Hoewel de manier waarop woningcorporaties en gemeenten werken van elkaar verschillen, kunnen ze ook van elkaar leren, legt Wouter uit: “Woningcorporaties zijn vaak sterk in het vertalen van beleid naar uitvoering, omdat hun werk dicht bij de huurder staat.” Ronald vult aan: “Gemeenten hebben juist ervaring met brede gebiedsontwikkeling en langetermijnvisies. Door die perspectieven te verbinden, kunnen woningcorporaties leren om meer integrale afwegingen te maken en gemeenten om sneller en dichter bij de praktijk te handelen.”
Drie vragen
De rode draad daarbij zijn volgens het duo drie fundamentele vragen: wie staat in de organisatie waarvoor opgesteld, waar werken wij aan en hoe werken wij – intern en in de keten – samen? Wouter: “Deze vragen vormen de basis van elke organisatie. Ze bevorderen rolbewustzijn, gezamenlijke richting en samenwerking. Zonder duidelijkheid wie waarvoor verantwoordelijk is, raken projecten stroperig, spelen we elkaar voortdurend de bal toe en ontstaat er frictie en frustratie. Zonder één beeld van waar je aan werkt, stapelen initiatieven zich op zonder prioritering. En zonder samenwerking blijven beleid, projecten en beheer los zand.”
Gedragen oplossing
“Wij begeleiden corporaties en gemeenten met het scherpstellen van rollen en het optimaliseren van processen,” vervolgt Wouter op de vraag hoe ORGfit corporaties hierbij kan ondersteunen. “We helpen bij het creëren van overzicht ten aanzien van de totale opgave, we helpen bij het ontwikkelen en implementeren van een werkwijze voor de keten, beleid, projecten én beheer. Dat doen we met behulp van analyses, werkvormen en intervisie, maar vooral door mensen uit verschillende afdelingen met elkaar in gesprek te brengen en zelf te laten samenwerken aan een gedragen oplossing. Het formuleren van de antwoorden op de hierboven gestelde vragen is de eerste stap, maar het vraagt ook om verankering in de organisatie. Oftewel: rollen expliciet maken, processen aanpassen en beschrijven, besluitvorming organiseren en medewerkers meenemen in de nieuwe manier van samenwerken door training en begeleiding.”
Te veel projecten
Een ander probleem dat Wouter in de praktijk ziet, is dat woningcorporaties en gemeenten nieuwe initiatieven te snel als project bestempelen: “Projecten geven structuur, grip, zichtbaarheid en maken het makkelijker om extra middelen vrij te maken. Maar niet alles wat tijdelijk lijkt, is dat ook. Veel activiteiten zijn structureel van aard en horen thuis in de lijnorganisatie. Als alles als project wordt georganiseerd, ontstaat versnippering, bureaucratie en ontbreekt de borging van resultaten. Soms is het optuigen van een project zelfs een manier om lastige structurele keuzes uit te stellen.”
Een goed voorbeeld is het op orde krijgen van vastgoeddata. “Er wordt dan een projectplan geschreven, een projectleider aangesteld en tijdelijk budget vrijgemaakt, maar het gaat vaak niet om een tijdelijk vraagstuk,” schetst Wouter. “Het registreren, actualiseren en controleren van vastgoeddata hoort bij het reguliere beheer van woningen. Wanneer je dit als project organiseert, creëer je een tijdelijk gevoel van urgentie, maar vervalt de aandacht zodra het project is afgerond. De kracht zit hem echter in het expliciet maken van de afweging: wat is uniek en tijdelijk en wat hoort bij de core business? Een volwassen organisatie bouwt duurzame kracht op door structurele taken in de lijn te beleggen. Alleen zo voorkom je een ‘oneindige projectencarrousel’ en blijven resultaten écht geborgd in de organisatie.”
Circle: de Ruimtereis
Op 20 november vertelt ORGfit meer over haar kijk op de uitdagingen waar corporaties én gemeenten tegenaan lopen in een nieuwe ORGfit Circle. Wouter: “Het thema is ‘De Ruimtereis’ en deelnemers kunnen zich nu aanmelden. Tijdens de Circle brengen we beide typen organisaties met elkaar in gesprek, geven handvatten om zaken zelfstandig aan te pakken en delen samen met twee klanten recente praktijkervaringen.” Ronald knikt en sluit af: “Samenwerken wordt de komende jaren, zowel intern als extern, nog belangrijker. De maatschappelijke opgaven – van woningbouw tot energietransitie – zijn te complex om als afzonderlijke organisatie op te lossen. Het fysieke domein zal daarom alleen succesvol zijn als beleid, uitvoering en beheer binnen de organisatie structureel in samenhang worden georganiseerd.”
Bron: CorporatieMedia, Foto: ORGfit